POLÍTICA SOBRE MANEJO DE DATOS

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013, La Imprenta Editores S.A identificada con el Nit. Número: 860-060.094-9, en condición de responsable de manejo de la información personal, presenta la política de su tratamiento con el objetivo de garantizar los derechos de los titulares de la información así como salvaguardar toda la información que sea considerada como personal y/o sensible.

Objetivo:

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que todas las unidades de La Imprenta Editores S.A, en condición de responsables del manejo de la información personal, realicen el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.

Salvaguarden toda la información que sea considerada como personal y/o sensible que sea procesada por La Imprenta Editores S.A, o por terceros cuando medie acuerdo entre las partes para tal fin.

Principios:

  1. Principio de Legalidad: Cumplir con todos los requerimientos legales locales e internacionales respecto a la recolección, procesamiento y disposición final de la información personal, así como las políticas internas de la compañía.
  1. Principio de finalidad: El Tratamiento de la información en La Imprenta Editores S.A, obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
  1. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  1. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizase el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y si restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  1. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
  1. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ellos corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
  1. Principio de Consentimiento: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

Derechos de los titulares de la Información:

Los Titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de La Imprenta Editores S.A, son los siguientes:

  1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
  1. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.
  1. Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información
  1. Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión de los datos: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a La Imprenta Editores S.A,  para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Derecho a acceder a sus datos personales:

Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Autorización del Titular:

Todo tratamiento de datos personales estará sujeto al consentimiento de su titular, el cual debe ser previo e informado, salvo las excepciones establecidas en la ley. Al momento de obtener el consentimiento del Titular de la Información, se le deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente:

  1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, adicional a ello, si se requiere compartir información con otros destinatarios, se deberá asegurar que dichos destinatarios cumplan con las normas de protección de datos personales.
  1. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.
  1. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
  1. Se deberá informar igualmente los derechos que tiene como titular de la información, entre ellos, el derecho de corrección, modificación, actualización, acceso a su información y revocatoria del consentimiento así como el retiro de la información brindada. (Salvo las excepciones contempladas en la ley).

Deberes de los responsables de la Información:

La Imprenta Editores S.A., como Responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.
  6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

 

Deberes de los encargados de la información:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del Habeas Data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Lay 1581 de 2012.
  4. Actualizar las novedades sobre la información reportada por los Titulares de los datos dentro de los (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo Bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ANEXO

POLÍTICA MANEJO BASE DE DATOS PERSONALES

  1. INTRODUCCIÓN.

La Ley 1581 de 2.012 desarrolló “el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. Este derecho constitucional conocido como habeas data, confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos y, en ese orden de ideas, la ley 1581 de 2.012 consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho. En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2.012, LA IMPRENTA EDITORES S.A., en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus empleados, clientes y proveedores, ha adoptado las siguientes Políticas para garantizar que el manejo de los datos personales se ajuste a las disposiciones legales vigentes.

  1. RESPONSABLE DEL MANEJO DE DATOS.

Debidamente autorizada para funcionar como Empresa de Artes Gráficas identificada con NIT. 860.060.094-9 y domicilio principal en Bogotá, es responsable del Manejo de los datos personales de sus empleados, clientes y proveedores, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

  1. POLÍTICA MANEJO DE DATOS PERSONALES.

En virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus empleados, clientes y proveedores, en adelante los titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, aplicando las siguientes políticas:

  • LA IMPRENTA EDITORES S.A., está comprometida en suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual, cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
  • LA IMPRENTA EDITORES S.A., solicita a los titulares la información de los datos necesarios y los cuales serán entregados libre y voluntariamente. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización.
  • LA IMPRENTA EDITORES S.A., solicitará a sus empleados, clientes y proveedores, los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación. La información requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.
  1. DERECHOS DEL TITULAR.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

    • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento.
    • Ser informado por el Responsable del Tratamiento previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
    • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
    • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. DEFINICIONES.
  • Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.
  • Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto La Imprenta Editores S.A.
  • Políticas de Tratamiento Manejo Datos Personales: Se refiere al presente documento.
  • Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  1. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN.

La presente política rige a partir del 27 de octubre del 2016 y su vigencia será por el tiempo en que ejerza su objeto social en Colombia. Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral. Por lo anterior solicitamos a los usuarios revisarla periódicamente.

  1. CONTACTO.

Nuestra Política de Protección de Datos reposa en un archivo automatizado ubicado en el equipo de administración o si quiere conocer algo relacionado con el tema favor comunicarse el PBX 2402019 con nuestro Representante Legal o al correo gerencia@laimprentaeditores.com o info@laimprentaeditores.com

Calle 77 No. 27 A-39 PBX: (57-1) 2402019 FAX: (57-1)6305671

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Bogotá, D.C. Colombia

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